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Arbeitsabläufe Optimieren

Arbeitsabläufe optimieren
Sinn und Zweck der Optimierung von Arbeitsabläufen
Die Begriffe Qualitätsmanagement und die ständige Optimierung von Arbeitsabläufen finden sich in der Arbeitswelt überall. Das Ziel dieser Ansätze ist es jeden Ablauf so zu gestalten, dass er einerseits so effizient wie möglich ausgeführt werden kann und andererseits eventuelle Probleme und Schwierigkeiten sofort entdeckt werden, bevor sie sich einschleichen und nur schwer wieder aus dem Prozess herauslösen lassen.
Die Vorteile der ständigen Optimierung, die auch KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) genannt wird, sind:
- ein hohes Qualitätsbewusstsein aller Beteiligten
- bessere Standards für alle Abläufe
- mehr Effizienz sowie ökonomisch orientierte Prozesse
- Unwesentliches und Zeitraubendes wird ausgeschlossen
- die Marktposition und die Kundenzufriedenheit werden gestärkt

In mehreren Schritten zu optimierten Abläufen

An erster Stelle steht eine präzise Erfassung und Analyse des gegenwärtigen Zustandes. Sämtliche Abläufe werden zunächst erfasst, dann kritisch betrachtet und unter der Fragestellung bewertet: Was lässt sich aus welchem Grund auf welche Weise verbessern? Hilfreich ist es hier, wenn diese Betrachtung von neutraler Seite geschieht, also nicht durch die unmittelbar Beteiligten, da der Blick von außen objektiver ist und eingeschlichene Strukturen besser erkennt.
Genauso wichtig ist bei jeder Analyse, dass Probleme und Kritik nicht personenbezogen und abwertend formuliert werden. Es geht jederzeit um die Sache und nicht um persönliche Wertungen. Findet die Analyse des Ist-Zustandes auf konstruktive und sachliche Art statt, sind die Beteiligten auch bereit sich für den KVP zu engagieren, ohne in eine Abwehrhaltung zu geraten.

Mögliche Punkte für die Analyse und Optimierung

Bei der Erfassung und Analyse der bestehenden Abläufe empfiehlt sich ein fester Punktekatalog, nach dem alles bewertet wird. Hierzu gehören Aspekte wie:
- Zeit- und Personalaufwand für einen Ablauf
- Komplexität und Möglichkeiten zur Vereinfachung
- Eingeschlichene Flüchtigkeitsfehler und Schwachstellen
- Veraltete oder doppelt ablaufende Prozesse
- Möglichkeit mehrere Abläufe zu einem zusammenzufassen


Neue Kriterien und Standards

Wenn die Analysen abgeschlossen sind, folgt als nächster Schritt die Festlegung der neuen, optimierten Arbeitsabläufe. Dies geschieht am besten in Form konkreter Standards und Arbeitsanweisungen - und hier ist es günstig, wenn die betreffenden Mitarbeiter daran beteiligt sind. Dies verhindert, dass sie sich ausgeschlossen fühlen oder den Eindruck gewinnen, es werde über ihre Köpfe hinweg entschieden. Werden sie am KVP beteiligt, verstehen sie sich als wichtiger Bestandteil des Prozesses und engagieren sich entsprechend. Auch verfügen sie als Praktiker über das erforderliche Fachwissen.
Bei der Erstellung der neuen Abläufe und Standards sollte Folgendes beachtet werden:
- Praxisnähe und einfache Umsetzbarkeit
- Schnittstellen herausstellen und eine größtmögliche Kooperation sicherstellen
- Zu starke Routine vermeiden
- Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter herausstellen
- Alle Anweisungen schriftlich festhalten und jedem zugänglich machen
- die Möglichkeiten zu weiteren Verbesserungen jederzeit offen halten und einfließen lassen

Sich nicht auf dem Erreichten ausruhen

Das K im KVP steht für "kontinuierlich". Dies bedeutet, dass die Beteiligten auf einen erreichten Qualitätslevel natürlich stolz sein, sich jedoch nicht darauf ausruhen sollten. Eine einmal erreichte Optimierung wird gehalten und zugleich - wie alle weiteren Abläufe - immer wieder neu betrachtet: Kann der Ablauf weiter verbessert werden? Diese Kontinuität hat ihren Grund auch darin, dass eine Optimierung an einer Stelle Neubewertungen und Verbesserungen an anderer Stelle nach sich zieht. Wird der KVP konsequent angewandt, sind alle Abläufe ständig in Bewegung und da sie in der Regel in engen Wechselbeziehungen zueinander stehen, zieht eine Optimierung weitere nach sich.
Der Vorteil hierbei ist: Sobald ein konstruktives, sachbezogenes Muster an Verbesserungen etabliert ist und sich niemand persönlich angegriffen fühlt, arbeiten alle Beteiligten ständig am KVP und setzen sich mit großem Engagement für weitere Optimierungen ein. Dies bildet die ideale Voraussetzung für eine kontinuierlich hohe Qualität und für bestmöglich ablaufende Prozesse.
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