Delegation aus dem Jobcenter Bautzen zu Gast im Landratsamt Günzburg

Die Delegation aus Sachsen mit ihren Gastgebern v.l.n.r.: Julia Zelmer, Robert Schab (Bautzen), Jana Nitschmann (Bautzen), Werner Seitz, Dirk Viol, (Bautzen), Mathias Stache (Bautzen), Ralf Schreyer, Markus Bajer, Michael Prösel, Peter Galinovsky
Unter Leitung von Kreisverwaltungsrat Mathias Stache ließ sich vor kurzem eine vierköpfige Delegation aus dem Jobcenter Bautzen (Sachsen) im Landratsamt Günzburg die elektronische Akten- und Vorgangssachbearbeitung (eAkte) im kommunalen Jobcenter präsentieren. So leistet die Günzburger Behörde eine Art Verwaltungshilfe bei der Einführung der elektronischen Akten- und Vorgangssachbearbeitung in Sachsen.

Das Jobcenter Bautzen projektiert derzeit den Umbau der papiergebundenen Vorgangsbearbeitung in die neue elektronische Form für das Jahr 2017 und setzt dabei auf dieselben IT-Verfahren wie das Jobcenter Günzburg. Die Projektanforderungen in Bautzen sind enorm. Das Jobcenter hat 450 Beschäftigte in drei Standorten und betreut rund 15.000 Familien im Hartz-IV-Bezug. Das ist etwa neun Mal so viel wie im Landkreis Günzburg. Das Schriftgutaufkommen liegt bei rund 250.000 Seiten pro Monat. Trotz der Größenunterschiede sind die fachlichen und organisatorischen Anforderungen die gleichen wie in Günzburg. Hier konnte das Jobcenter Günzburg durch seine Erfahrungen wichtige Impulse geben.

In fachlichen Präsentationen und Echtzeitdarstellungen erhielt die Delegation einen Überblick zu Aufbau und Verfahrensweise der eAkte als effizienter Form der Vorgangssachbearbeitung. Dargestellt und diskutiert wurden die wesentlichen technischen und organisatorischen Verfahrensschritte, die in Günzburg einen reibungslosen Projektablauf und einen modernen und sehr zufriedenstellenden Echtbetrieb gewährleisten, ohne Einschränkung der Dienstleistungsqualität gegenüber dem Bürger bei hoher Akzeptanz für die Nutzer.

Die aufgezeigten Vorteile der eAkte für die Verwaltung wie den Leistungsberechtigten sprechen für sich:
• orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Akten,
• gleichzeitiger Zugriff von mehreren Bearbeitern,
• einfache, schnelle, umfängliche und komfortable Recherchemöglichkeit,
• schnelle und bessere Auswertung, Darstellung und Verarbeitung,
• Vermeidung einer mehrfacher Erfassung und Pflege von Daten,
• Kostengünstige Alternative zu papiergebundenen Akten,
• Beschleunigung der Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen,
• Erhöhung der Transparenz des Verwaltungshandelns.
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